Un server Exchange in abbonamento

Con il 60% del mercato Microsoft Exchange è la piattaforma di messaggistica aziendale di maggior successo, ma anche quella più facile da utilizzare con Microsoft Outlook e gli smartphone Windows Mobile. Esistono alternative, basate sul protocollo aperto SyncML, come i plugin Funambol per Outlook e Windows Mobile, ma con un server Exchange a disposizione non c'è bisogno di configurare quasi niente, e soprattuto, per chi è già legato a doppio filo alle tecnologie Microsoft, non è necessario installare alcunché. Peccato che il costo e la gestione siano troppo elevati per piccole aziende e liberi professionisti. In questi casi la soluzione migliore è sottoscrivere un abbonamento presso uno dei tanti servizi di hosting. Per capire meglio come funziona, ho attivato un account Exchange su 4smartphone.net.

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Il vantaggio di avere un unico produttore a cui far riferimento è un vecchio adagio sempre valido in ambito aziendale, ma le tecnologie open garantiscono una minore dipendenza da Microsoft e dalle sue licenze. Di sicuro, se proprio deve essere Microsoft, il rischio di rimanere intrappolati è minore se si utilizzano servizi hosted, visto che è possibile disdire l'abbonamento in qualsiasi momento, senza dover cambiare un'intera infrastruttura.

Fra i piani di abbonamento Exchange di 4smartphone.net, ho scelto quello da 10,95 dollari al mese, ovvero l'abbonamento base per liberi professionisti. Una cifra affrontabile per chi cerca un servizio di mail push, che permetta di sincronizzare tutte le informazioni raccolte da Microsoft Outlook e che offra un'interfaccia di accesso Web (Outlook Web Access) con una serie di altre comodità come il download gratuito dell'ultima versione del programma per Windows o di Entourage 2004 per Mac. Cosa ancora più interessante è possibile provare tutto per 15 giorni, senza limitazioni. Attenzione però, perché al termine del periodo di prova, se non disdetto, l'abbonamento viene rinnovato automaticamente (v. sotto).

1. Attivazione

Il primo passo per provare il servizio è cliccare sul pulsante che nella home page di 4smartphone.net invita a provare un abbonamento gratuito.


Quindi scegliamo uno dei piani disponibili. Nel mio caso ho scelto il piano Mobile di base, destinato agli utenti singoli con 500 MB di spazio di archiviazione, ma ci sono anche abbonamenti per un maggior numero di utenti, a un costo minore per singolo account. È anche possibile aumentare il numero di utenti e lo spazio di archiviazione in un secondo momento.


Nella finestra successiva dovremo scegliere un nome utente e una password, che utilizzeremo per amministrare tutte le funzioni dal pannello di controllo web di 4smartphone.net. Le informazioni raccolte (compresa la password in chiaro) saranno inviate per e-mail all'indirizzo indicato. È necessario fornire un indirizzo e-mail valido perché alcune comunicazioni saranno fornite solo in quella casella, e perché la disdetta del servizio avviene via e-mail.


Per poter attivare l'account è inoltre necessario fornire informazioni dettagliate, compreso l'indirizzo di posta elettronica e il numero di carta di credito. Dalla prova che ho fatto entro il limite di 15 giorni, non è risultato nessun addebito in conto, e ho potuto disdire l'abbonamento prima della scadenza del periodo di prova senza spendere un centesimo (maggiori dettagli in fondo al post).



Per utilizzare il nostro server di Exchange in affitto subito dopo la registrazione dovremo attivare un nuovo indirizzo di e-mail, che sarà associato al nostro account Exchange. La gestione della mailbox è affidata al server di 4smartphone, ma è comunque possibile utilizzare un nome di dominio già registrato di cui siamo già in possesso. Altrimenti ci sarà assegnato il nome di dominio predefinito personalizzato sullo username scelto in fase di registrazione (nomeutente.msoutlookonline.net).


La password, scelta automaticamente da 4smartphone, ma modificabile in seguito, sarà inviata all'indirizzo e-mail fornito durante la registrazione. A conferma della creazione della casella di e-mail una finestra ci avverte del costo dell'abbonamento legato a quella casella. Nel periodo di prova naturalmente questo avvertimento non ha nessun senso, ma comunque è positivo sapere che i servizi non vengono attivati a nostra insaputa.




2. Configurare il Pc

Per cominciare la configurazione di smartphone e Pc dobbiamo cliccare su “MS Exchange Server 2007”, nella barra di sinistra, e quindi su “Setup”. La pagina di riepilogo visualizzata contiene tutti i collegamenti utili, primo fra tutti il link per scaricare Outlook 2007 per Windows e Entourage 2004 per Mac.


Seguono le informazioni per configurare Outlook o altri client di posta. Fermo restando che utilizzare altri client non compatibili MAPI è decisamente sconsigliato, visto che Exchange e Outlook (attenzione, non Outlook Express) sono l'accoppiata vincente di questo servizio, il modo più veloce per effettuare la configurazione è scaricare Outlook Profile Helper, cliccando sul link Click here nella riga corrispondente.


Scaricato il programma, dobbiamo soltanto avviarlo, inserire l'indirizzo di posta creato poco prima, e fornire la password che dovrebbe essere già arrivata nella casella di e-mail che abbiamo comunicato durante la registrazione.


Outlook Profile Helper si collega automaticamente al server, recupera tutte le informazioni di configurazione e le trasferisce a Outlook (che nel frattempo deve essere chiuso). Al successivo avvio di Outlook, un avviso ci chiederà se vogliamo consentire l'accesso ai nostri dati. Per evitare che l'avviso si ripeta, prima di cliccare Consenti mettiamo un segno di spunta a fianco di Non visualizzare più questo messaggio.


La configurazione dell'account all'inizio richiede un po' di tempo. La barra di stato ci avverte del progresso della sincronizzazione, che comprende tutte le informazioni inserite in Outlook. Possiamo verificare che tutto sia andato a buon fine, accedendo all'interfaccia web dall'indirizzo owa016.msoutlookonline.net/owa/ oppure controlpanel.4smartphone.net/mail/ (naturalmente è necessario inserire nome utente e password della stessa casella di e-mail).



3. Configurare lo smartphone

Prima di configurare Windows Mobile, torniamo al pannello di controllo di 4smartphone (se abbiamo chiuso il browser l'indirizzo è controlpanel.4smartphone.net) e infondo alla pagina clicchiamo sul link Click here a fianco di ActiveSync. Qui verifichiamo che la mail sia attivata, e annotiamo il nome scritto nella colonna User Name, che utilizzeremo in seguito per configurare lo smartphone.


Sullo smartphone selezioniamo Start > Programmi > ActiveSync, quindi Menu > Opzioni per controllare lo stato degli account. Se c'è già un account Exchange, dovremo eliminarlo per evitare che entri in conflitto con quello nuovo (Elimina), mentre se non c'è possiamo cliccare su Ok e tornare alla pagina precedente.


Dalla pagina principale di ActiveSync selezioniamo Menu > Aggiungi server, quindi inseriamo owa016.msoutlookonline.net nel campo indirizzo server, e controlliamo che ci sia un segno di spunta a fianco di Il server richiede una connessione (SSL) crittografata.


Nella pagina successiva inseriamo lo user name precendentemente annotato, la password della casella di email e il nome di dominio EXCH016. Per non dover ripetere la password basta mettere un segno di spunta a fianco di Salva password.


Prima di concludere selezionando Fine possiamo decidere quali elementi sincronizzare come per la normale sincronizzazione diretta.


Tornati alla schermata di ActiveSync finalmente è possibile avviare la sincronizzazione cliccando su Sincr. La sincronizzazione sarà ripetuta automaticamente a intervalli regolari, con un consumo di dati che non ho controllato, ma dovrebbe essere molto ridotto, grazie alla tecnologia push inserita da Microsoft nelle ultime versioni di Windows Mobile e del componente dedicato di Exchange.


La sincronizzazione non ha creato nessun problema. Il messaggio di prova che avevo spedito al mio nuovo account è risultato subito disponibile sul Pc, sullo smartphone e nell'interfaccia web di Outlook. Lo smartphone era collegato alla rete attraverso una connessione 3G.


4. Disdire l'abbonamento

Per disdire il servizio c'è un link Terminate all'interno del menu Account nel pannello di controllo web, ma quando l'ho selezionato ho scoperto che diceva che era necessario inviare una comunicazione scritta, senza fornire peraltro alcun indirizzo di riferimento. Visto che in Italia comunicazione scritta come minimo vuol dire inviare una raccomandata, soprattutto per disdire gli abbonamenti, ero già pronto a incazzarmi con il supporto, pur di non vedermi addebitare l'abbonamento vita natural durante. Immaginatevi la sorpresa dopo che ho inviato un messaggio come questo:


E mi hanno risposto nel giro di cinque minuti, dicendo che il mio account era stato cancellato. Niente da dire, da questo punto di vista, anche se l'idea di non permettere la disdetta da web mi sembra comunque opinabile.


Conclusioni

Utilizzare un servizio Exchange 2007 in abbonamento è indubbiamente interessante, e concorrenziale rispetto a offerte analoghe per BlackBerry, che per gli utenti singoli sono controllate dal gestore telefonico e non offrono la stessa flessibilità di Exchange. Nei prossimi post vedremo come Exchange possa dialogare anche con un altro programma open source compatibile MAPI, ovvero Evolution, il client di posta elettronica e PIM predefinito di Ubuntu, prodotto da Novell.

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